Requisitos en pagos deducibles

Pagos al exterior:

La retención en la fuente debe practicarse al momento de devengar la obligación (es decir con la contabilización) o al efectuar el pago, lo que suceda primero, bien sea por concepto de servicios o por rendimientos financieros
El documento electrónico equivalente es indispensable en todas las operaciones con el exterior, con excepción de las operaciones de importación de mercancías.
La expedición del documento electrónico equivalente es necesaria aunque el gasto sea no deducible.
En el caso de los contratos de servicios técnicos y asistencia técnica, estos deben estar registrados ante la DIAN, igualmente para regalías y compra de intangibles.

Contar con la factura electrónica y haber realizado los acuses exigidos por la ley.
Efectuar la retención en la fuente al momento de efectuar el registro contable (devengo), o al efectuar el pago, lo que suceda primero.
En los pagos a no responsables de IVA o no obligados a facturar, expedir el documento electrónico equivalente, excepto para aquellos que facturan voluntariamente sin estar obligados.
Para el caso de los prestadores de servicios independientes (personas naturales), exigir copia del RUT y aportes a seguridad social.
En todos los casos se deben poder demostrar la recepción de los bienes o prestación del servicio.
En el caso de los gastos ejecutados por terceros a nombre de la compañía, contar con la correspondiente certificación firmada por contador o Revisor Fiscal.
Todos los pagos de nómina, incluidas prestaciones sociales y dotación deben estar reportados electrónicamente a la DIAN.